La mejor forma de comunicación, especialmente entre colegas y jefes, sigue siendo cara a cara, aunque vivimos en la era digital y tenemos al alcance de nuestros dedos toda la tecnología.
Primero, debes enfocar la situación de una manera distinta: éstas no son una pérdida de tiempo, ya que toman de 10 a 20 minutos como máximo.
Recomendaciones:
»» 1. ¿Quién convoca? Los expertos en organización recomiendan que sea el supervisor de área, mánager o gerente quien envíe la notificación por correo electrónico. Ésta, por supuesto, debe incluir día, hora y lugar.
»» 2. Puntos a tratar. Es la conocida "agenda", y es justamente aquí donde podrás hacerte oír. Esto no solo te da la oportunidad de plantear los temas y situaciones más apremiantes; también implica una responsabilidad de asumirlos, aportar soluciones creativas, y así destacar.
»» 3. Programación. Aunque te parezca aburrido, este tipo de reuniones laborales deben integrarse a la rutina; por eso lo más recomendado es que se realicen una vez a la semana o cada quince días. De esta forma, se podrá hacer seguimiento a todos los pendientes, medir avances, y no esperar a que estalle una problemática.
»» 4. Feedback. Para que las personas se sientan a gusto, y no sólo como empleados "de 8 a 5", es ideal reservar un par de minutos para compartir buenas noticias. Por ejemplo, un compromiso, futura maternidad o algún logro deportivo o académico de alguien del equipo.
Aprovecha la "lluvia de ideas"
Brainstorming o "lluvia de ideas" es una técnica que posiblemente has empleado. Su esencia es generar nuevas ideas y plantear soluciones creativas a los problemas que surgen a diario, es decir, no se limita a las cuatro paredes de la oficina, también la puedes aplicar al planificar una salida con la familia, con tus amigas para un baby shower, y hasta en soledad.
ESTRATEGIAS
»» Convoca a las personas que estén ligadas a la cuenta o discusión; de lo contrario, no se podrá llegar a ninguna conclusión.
»» Tiempo. Las buenas ideas, aunque con excepciones, no son tan espontáneas. Anticípate y envía una descripción de la situación, y programa la cita con dos o tres días de diferencia.
»» Sin excusas: todos deben participar. La meta es que exista una conversación activa.
